FLUXOGRAMA DE APROVAÇÃO DE PROJETOS

ATO PGJ Nº. 14/2014

Dispõe sobre a gestão de projetos estratégicos no âmbito do Ministério Público do Estado de Alagoas.

O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, no uso das atribuições previstas no art. 9º, inciso V, da Lei Complementar Estadual n. 15/96, ao considerar a necessidade de alcançar os objetivos do Plano Estratégico do Ministério Público, por meio dos Planos Gerais de Atuação e de projetos estratégicos destinados a viabilizar o cumprimento das metas institucionais:

RESOLVE

Art. 1º Os procedimentos a serem observados na proposição e na gestão dos projetos estratégicos no âmbito do Ministério Público do Estado de Alagoas observarão o previsto neste Ato.

Parágrafo único. Os projetos estratégicos serão sempre temporários, planejados com características singulares e coordenados de modo a alcançar objetivos específicos.
Art. 2º Para os fins deste Ato, considera-se:
I – projeto estratégico: iniciativa vinculada à missão, à visão e aos objetivos estratégicos, com a possibilidade de envolver mais de uma unidade, o que pode exigir maior coordenação e articulação entre setores diversos para o alcance dos objetivos;
II – termo de abertura de projeto (TAP): instrumento a ser utilizado na formalização de um novo projeto estratégico, para ser submetido ao Procurador-Geral de Justiça (Decisor Estratégico);
III – declaração de escopo: instrumento utilizado para a completa pormenorização do projeto estratégico aprovado, contendo inclusive a estrutura analítica do projeto (EAP);
IV – gestor ou gerente do projeto: membro ou servidor que coordenará os trabalhos relacionados ao projeto estratégico;
V – responsável pelo objetivo estratégico: membro ou servidor integrante do Comitê de Gestão Estratégica, incumbido de acompanhar os projetos estratégicos relacionados ao objetivo de sua alçada, assim como os indicadores correspondentes;
VI – Comitê de Gestão Estratégica: órgão que congrega os responsáveis pelos objetivos estratégicos, sob a presidência do Procurador-Geral de Justiça.
§1º O Comitê de Gestão Estratégica funcionará nos termos do Ato PGJ n. 04/2013 e suas eventuais alterações.
§2º As questões relativas aos projetos estratégicos na área de tecnologia da informação (TI) deverão ser decididas pelo Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação – CETI/MPAL.

Art. 3º Compete ao Procurador-Geral de Justiça (Decisor Estratégico):
I – estabelecer as diretrizes para a gestão de projetos estratégicos;
II – decidir sobre:
a) aprovação e alteração de projetos estratégicos de toda natureza;
b) suspensão ou cancelamento de projetos estratégicos;
c) proposições referentes a acréscimos de custo;
III – firmar os termos de aceite das entregas dos projetos estratégicos;
IV – homologar os encerramentos dos projetos estratégicos.

Art. 4º Compete ao Comitê de Gestão Estratégica, além das atribuições previstas no Ato que o instituiu:
I – propor alterações na priorização de projetos estratégicos, ações e iniciativas vinculados ao Plano Estratégico Institucional;
II – avaliar o portfólio de projetos estratégicos com vistas a assegurar o alinhamento com o Plano Estratégico do Ministério Público brasileiro, elaborado com a participação de todas as unidades da Instituição, sob a coordenação do Conselho Nacional do Ministério Público – CNMP;
III – solicitar a suspensão ou o cancelamento de projetos estratégicos;
IV – opinar sobre eventuais alterações de escopo, tempo e custo de projetos estratégicos;

Art. 5º Compete à Assessoria de Planejamento e Gestão Estratégica (Asplage):
I – assessorar o Procurador-Geral de Justiça nas matérias relacionadas aos seguintes temas: planejamento e gestão estratégica, gestão de projetos estratégicos e gestão por processos de atividades;
II – viabilizar o funcionamento do Comitê de Gestão Estratégica;
III – auxiliar tecnicamente a elaboração de projetos estratégicos, a partir de provocação do interessado;
IV – manifestar-se tecnicamente acerca de propostas de projetos submetidos à consideração do Procurador-Geral de Justiça;
V – analisar a documentação dos projetos estratégicos, assegurando que seja consistente, coerente e completa;
VI – supervisionar a execução dos projetos estratégicos aprovados, zelando pela observância das melhores práticas em gerenciamento de projetos;
VII – propor a suspensão ou o cancelamento de projeto estratégico que esteja sendo executado em desacordo com a documentação aprovada;
VIII – analisar os relatórios de encerramento, validando os resultados e registrando as lições aprendidas, para o contínuo aperfeiçoamento do Escritório de Projetos;
IX – prestar orientação técnica aos gerentes de projetos e aos integrantes do Comitê de Gestão Estratégica;
X – propor ao Procurador-Geral de Justiça, até o final de julho de cada ano, a destinação de recursos orçamentários para a execução de projetos estratégicos no ano seguinte;
XI – manifestar-se tecnicamente sobre as propostas de alteração de custo, prazo ou escopo, submetendo a matéria à aprovação do Procurador-Geral de Justiça.

Art. 6º Compete ao Escritório de Projetos Estratégicos:
I – receber os termos de abertura dos projetos estratégicos e emitir análise prévia;
II – auxiliar tecnicamente as equipes dos projetos estratégicos na elaboração dos documentos necessários, com a utilização dos formulários pré-aprovados;
III – difundir a metodologia de gerenciamento de projetos estratégicos;
IV – zelar pela vinculação dos projetos estratégicos aos planos de longo, médio e curto prazo do Ministério Público do Estado de Alagoas;
V – armazenar e manter atualizada as informações acerca dos programas e dos projetos estratégicos da Instituição;
VI – registrar as lições aprendidas e possibilitar a sua repercussão em outros projetos e como boas práticas;
VII – disponibilizar formulários e outras ferramentas que auxiliem na elaboração, execução e controle dos projetos estratégicos;
VIII – mediar a interlocução entre os gerentes dos projetos estratégicos e o Decisor Estratégico;
IX – instar os gerentes dos projetos estratégicos ao cumprimento dos prazos pactuados, das entregas planejadas, dos relatórios previstos e das demais prestações estabelecidas na declaração de escopo;
X – apresentar ao Decisor Estratégico, sempre que necessário ou quando solicitado, relatório panorâmico da situação dos programas e dos projetos estratégicos em execução ou já executados.

Art. 7º Compete ao gerente do projeto:
I – elaborar o termo de abertura (TAP) e a declaração de escopo do projeto;
II – propor os recursos materiais e humanos, as contratações e os treinamentos necessários para a realização do projeto;
III – realizar, com o suporte técnico do Escritório de Projetos Estratégicos, a reunião de abertura e a necessária interlocução com os envolvidos no projeto;
IV – atuar de forma a garantir que o projeto seja executado dentro do prazo, do orçamento e de acordo com as especificações definidas (escopo);
V – demandar as providências e os materiais necessários para a realização dos trabalhos de acordo com as especificações aprovadas;
VI – controlar e avaliar o desenvolvimento dos trabalhos, adotando a metodologia e as ferramentas próprias para a gestão de projeto, tendo como referência as orientações técnicas repassadas pela Asplage;
VII – identificar e gerenciar os riscos do projeto;
VIII – tomar providências corretivas e, caso necessário, pleitear o ajuste do termo de abertura do projeto (TAP) ou da declaração de escopo (DE);
IX – reportar-se à Asplage e ao responsável pelo objetivo estratégico correspondente, prestando as informações sobre o andamento dos trabalhos e alertando acerca das dificuldades detectadas;
X – encaminhar à Asplage, periodicamente, relatórios parciais de execução do projeto;
XI – encerrar o projeto, validando as entregas com os envolvidos e consolidando as lições aprendidas.
Art. 8º A gestão dos projetos estratégicos deverá observar, sequencialmente, as seguintes etapas:
I – elaboração do termo de abertura do projeto (TAP);
II – análise prévia do Escritório de Projetos e manifestação da Asplage;
III – aprovação do projeto pelo Procurador-Geral de Justiça;
IV – Designação da equipe do projeto, com a indicação de quem será o seu gerente;
V – elaboração da declaração de escopo;
VI – execução e acompanhamento do projeto, com envio de relatórios parciais;
VII – gerenciamento de eventuais mudanças no projeto;
VIII – encerramento do projeto.

Art. 9º O termo de abertura do projeto poderá ser elaborado por qualquer agente público vinculado ao Ministério Público do Estado de Alagoas, devendo o responsável pelo objetivo estratégico endossar a iniciativa e indicar o gerente do projeto.

Parágrafo único. O termo de abertura do projeto será enviado ao Escritório de Projetos pelo interessado, para análise de sua viabilidade, devendo conter:
I – a descrição completa do projeto;
II – o objetivo estratégico impactado e a contribuição para o seu alcance;
III – a estimativa de recursos e tempo necessários à execução do projeto;
IV – o endosso do responsável pelo objetivo estratégico e a indicação do gerente do projeto.

Art. 10 Recebido o termo de abertura, com o endosso do responsável pelo objetivo estratégico, a Asplage poderá solicitar novas informações ou eventuais retificações ao interessado, antes de se manifestar conclusivamente.

Art. 11 A Asplage encaminhará o termo de abertura do projeto, acompanhado de pareceres e manifestações, para apreciação do Procurador-Geral de Justiça, que decidirá pela aprovação ou não do projeto.

Art. 12 Aprovado o termo de abertura, será providenciada a publicação do seu extrato, que deverá conter:
I – o nome do projeto;
II – a descrição do projeto;
III – o objetivo impactado e as iniciativas estratégicas contempladas;
IV – o nome do gerente do projeto e do responsável pelo objetivo estratégico;
V – o prazo de execução do projeto.

Art. 13 Com a aprovação do termo de abertura do projeto estratégico pelo Procurador-Geral de Justiça, que imediatamente designará toda a equipe, terá a mesma 30 (trinta) dias para elaborar a declaração de escopo, podendo solicitar à Asplage, fundamentadamente, a prorrogação desse prazo.

Art. 14 A declaração de escopo deverá ser analisada pela Asplage e remetida ao Procurador-Geral de Justiça para conhecimento.

Art. 15 A execução e o controle do projeto devem ser pautados pelas disposições previstas na declaração de escopo, devendo o gerente do projeto manter contato permanente com a Asplage.

Parágrafo único. A periodicidade do envio de informações sobre a situação do projeto à Asplage é bimestral, salvo se outro prazo for expressamente pactuado.

Art. 16 Em relação aos projetos em que será necessária a adesão dos órgãos de execução interessados (projetos por adesão), será observado o seguinte:
I – será fixado o período de manifestação, não sendo aceitas adesões posteriores à data preestabelecida;
II – as adesões serão feitas por Procuradoria ou Promotoria de Justiça, devendo o membro do Ministério Público que suceder o colega que se manifestou pela adesão decidir se será dado prosseguimento ao projeto;
III – salvo se fizerem parte da equipe do projeto, especificamente designada pelo Procurador-Geral de Justiça para esse fim, os membros do Ministério Público que aderirem à iniciativa estratégica não farão jus a qualquer contraprestação pecuniária;
IV – a Corregedoria Geral do Ministério Público poderá incentivar a participação e gerar estatísticas acerca da adesão e do desempenho de membros do Ministério Público em projetos estratégicos, observada a independência funcional dos órgãos de execução;
V – a critério do Conselho Superior do Ministério Público, a adesão e o desempenho de membros do Ministério Público em projetos estratégicos poderão ser considerados para efeito de aferição de merecimento na carreira;
VI – aplicam-se aos projetos estratégicos por adesão as demais disposições deste Ato.

Art. 17 Os casos não previstos neste Ato serão dirimidos pelo Procurador-Geral de Justiça.

Art. 18 Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.